A megfelelő rendezvényforma meghatározása
rendezvénytípusok
A kutatásunkból egyértelműen kiderült, hogy a jövőben a megrendelők, a szervezők és a vendégek is a kisebb létszámú (főként a 100 fő alatti) eseményeket és a hibrid rendezvényformákat részesítik majd előnyben.
Ennek fényében új rendezvénytípusokat határoztunk meg és teszteltünk „low fidelity” prototípusok formájában, azaz leírások és szemléltető ábrák segítségével. Az új rendezvényformák két főbb kategóriába sorolhatók:
Új élő rendezvényformák
új beltéri rendezvények
új szabadtéri rendezvények
minőségi rendezvények
multi-Start rendezvények
innovatív kiállítások
új beltéri rendezvények
új szabadtéri rendezvények
minőségi rendezvények
multi-Start rendezvények
Innovatív kiállítások
Új hibrid rendezvényformák
Összefüggések
Kutatásunk során arra voltunk kíváncsiak, vajon léteznek-e olyan előre meghatározható algoritmusok, amelyek az események paraméterei, az országspecifikus szabályok, valamint a kialakult új normák alapján egységesen képesek meghatározni megfelelő rendezvényformákat.
Rájöttünk, hogy másképp kell megközelíteni a kérdéskört, mert hiába léteznek egyértelmű hasonlóságok, a rendezvényformák megfelelő kiválasztása inkább irányelveken, mintsem konkrét algoritmusokon alapszik. Az is kikristályosodott, hogy az összefüggések meghatározásában másképp kell vizsgálnunk a vállalati rendezvényeket.
A felismert összefüggéseket egy speciális kérdéssorban (brief-ben) foglaltuk össze, amely segít meghatározni a megfelelő rendezvényformát. A paraméterek közül kiemelt szerepet játszik a rendezvény tervezett létszáma és a meghívott vendégek – elsősorban nemzetiség és célcsoport szerinti – összetétele.
Az összegzés eredményeiből, az országspecifikus kormányzati korlátozásokkal, az egészségügyi szabályokkal és a Meet Safe elveivel együtt alakul ki az az egységes keretrendszer, ami segít kiválasztani a legmegfelelőbb rendezvényformát. Mindezek természetesen csak egy metszetet adnak, hiszen lehetetlen az összes létező kombinációt lefedni, amit a Meet Safe nem is tekint feladatának.
Az útmutató sokkal inkább egy szemléletre, gondolkodásmódra akar rávilágítani, hogy a felhasználói minél könnyebben, magabiztosabban tudják alkalmazni az összefüggéseket.
Néhány szempont:
események létszáma
> 500 fő
Az 500 főnél magasabb létszámú események a közeljövőben várhatóan szintén új rendezvényformát igényelnek majd. Ezek jellemzően az élő eseménytípusokon belül multi-start, a hibrid eseménytípusokon belül pedig a multi-venue vagy a multi-city rendezvények lesznek.
események létszáma
> 500 fő
Az 500 főnél magasabb létszámú események a közeljövőben várhatóan szintén új rendezvényformát igényelnek majd. Ezek jellemzően az élő eseménytípusokon belül multi-start, a hibrid eseménytípusokon belül pedig a multi-venue vagy a multi-city rendezvények lesznek.
A létszámmal együtt érdemes megvizsgálni a célcsoportot és a rendezvény céljait is. Míg egy 500 fő feletti ügyfél-eseménynél az élő multi start forma jó választás lehet, addig egy dolgozóknak szóló eseménynél indokoltabb, ha az eseményen az összes dolgozó együttesen, egy időben vesz részt, és a rendezvényformát ehhez igazítjuk – erre nyújthat megoldást a multi venue vagy a multi city, vagy akár a teljes egészében virtuális (full virtual) . Ugyanakkor, ha a dolgozói rendezvény elsődleges célja valamilyen típusú információ átadása (tréning, továbbképzés stb.), akkor az élő – multi start forma is megfelelő választás.
a rendezvény céljá-nak megfelelő rendezvényforma
kiválasztása
a rendezvény
céljának megfelelő rendezvényforma
kiválasztása
A létszámmal együtt érdemes megvizsgálni a célcsoportot és a rendezvény céljait is. Míg egy 500 fő feletti ügyféleseménynél az élő multi-start forma jó választás lehet, addig egy dolgozóknak szóló eseménynél indokoltabb, ha azon az összes dolgozó együttesen, egy időben vesz részt, és a rendezvényformát ehhez igazítjuk (multi-venue, multi-city vagy akár teljes egészében virtuális). Ugyanakkor, ha a dolgozói rendezvény elsődleges célja valamilyen információ átadása (tréning, továbbképzés stb.), akkor az élő multi-start forma is megfelelő választás lehet.
A létszámmal együtt érdemes megvizsgálni a célcsoportot és a rendezvény céljait is. Míg egy 500 fő feletti ügyféleseménynél az élő multi-start forma jó választás lehet, addig egy dolgozóknak szóló eseménynél indokoltabb, ha azon az összes dolgozó együttesen, egy időben vesz részt, és a rendezvényformát ehhez igazítjuk (multi-venue, multi-city vagy akár teljes egészében virtuális). Ugyanakkor, ha a dolgozói rendezvény elsődleges célja valamilyen információ átadása (tréning, továbbképzés stb.), akkor az élő multi-start forma is megfelelő választás lehet.
a rendezvény céljának megfelelő rendezvényforma
kiválasztása
több országból érkező vendégek esetén:
multi-city vagy multi-venue
Mivel az utazási korlátozások és a megváltozott utazási szokások megnehezítik a klasszikus nemzetközi események megvalósulását, a közeljövőben az eredeti célt a multi-city, a multi-venue vagy a kettő kombinációja tudja majd leginkább betölteni, főképp azon események esetében, amelyeknél a vendégek több, mint 5 országból érkeznek. Ez esetben is fontos megvizsgálni a célcsoportot és az esemény elsődleges céljait, mert azok alapjaiban befolyásolják a rendezvény megfelelő formáját.
töBB országból érkező vendégek esetén:
multi-city vagy multi-venue
Mivel az utazási korlátozások és a megváltozott utazási szokások megnehezítik a klasszikus nemzetközi események megvalósulását, a közeljövőben az eredeti célt a multi-city, a multi-venue vagy a kettő kombinációja tudja majd leginkább betölteni, főképp azon események esetében, amelyeknél a vendégek több, mint 5 országból érkeznek. Ez esetben is fontos megvizsgálni a célcsoportot és az esemény elsődleges céljait, mert azok alapjaiban befolyásolják a rendezvény megfelelő formáját.
az online platform mint költséghatékony megoldás
A rendelkezésre álló keret még inkább meghatározó lehet a jövőben. Nem minden esetben kell többletkiadásokkal számolnunk, ugyanis az új rendezvényformák olykor annyira költségkímélőek, hogy akár olyan események is megvalósulhatnak, amelyek korábban nem. A classic hibrid és a full virtual rendezvényformák a legköltséghatékonyabbak, melyeknél az online platform lehetővé teszi a fizikai résztvevők számának és egyben a kiadásoknak a csökkentését.
A rendelkezésre álló keret még inkább meghatározó lehet a jövőben. Nem minden esetben kell többletkiadásokkal számolnunk, ugyanis az új rendezvényformák olykor annyira költségkímélőek, hogy akár olyan események is megvalósulhatnak, amelyek korábban nem. A classic hibrid és a full virtual rendezvényformák a legköltséghatékonyabbak, melyeknél az online platform lehetővé teszi a fizikai résztvevők számának és egyben a kiadásoknak a csökkentését.
az online platform mint költséghatékony megoldás
SZÁLLÁS– és
utazási költségek csökkentése
Nemzetközi konferenciák esetében jelentősen csökkenthetők az utazási és szállásköltségek, ha a küldőországokban egyesével több kisebb esemény kerül megrendezésre.
utazási- és szállásköltségek csökkentése
Nemzetközi konferenciák esetében jelentősen csökkenthetők az utazási és szállásköltségek, ha a küldőországokban egyesével több kisebb esemény kerül megrendezésre.
A MEGFELELŐ RENDEZVÉNYFORMÁT A CÉL,
A DÁTUM ÉS A HELYSZÍN HATÁROZZA MEG
A rendezvény célja nagyon meghatározó a megfelelő rendezvényforma kiválasztásánál, amit minden esetben részletesen meg kell vizsgálni. Díjátadó gálák esetében szinte teljesen elképzelhetetlen az élő multi-start forma, ugyanakkor a klasszikus hibrid vagy az új hibrid megoldás annál inkább. Ellenben egy új autó bemutatója esetében sokkal indokoltabb az élő multi-start, mint a virtuális forma.
A célon túl döntő szempont a rendezvény földrajzi elhelyezkedése és dátuma, az éppen aktuális vírushelyzet tükrében.
A rendezvény célja nagyon meghatározó a megfelelő rendezvényforma kiválasztásánál, amit minden esetben részletesen meg kell vizsgálni. Díjátadó gálák esetében szinte teljesen elképzelhetetlen az élő multi-start forma, ugyanakkor a klasszikus hibrid vagy az új hibrid megoldás annál inkább. Ellenben egy új autó bemutatója esetében sokkal indokoltabb az élő multi-start, mint a virtuális forma.
A célon túl döntő szempont a rendezvény földrajzi elhelyezkedése és dátuma, az éppen aktuális vírushelyzet tükrében.
A megfelelő rendezvényformát a cél,
a dátum és a helyszín határozza meg
kraftwerk design & production llc.
MINDEN JOG FENNTARTVA. 2020
