VIRTUÁLIS ESEMÉNYEK
Interactive Tools
A virtuális események sikerének fő záloga a résztvevők érdeklődésének a fenntartása. A tartalom minőségén túl ennek az egyik leghatékonyabb eszköze különböző interaktív elemek alkalmazása az esemény során. A virtuális rendezvényfelületek nagy része erre bizonyos szintig fel is van készülve, az alapvető Q&A és LIVE POLLING funkciók általában rendelkezésre állnak. Vajon milyen további eszközökkel lehet a közönséget még jobban bevonni?
Kutatásunk során az interaktív elemeket két részre osztottuk:
Interaktivitás az event platform által biztosított funkciókkal
Fentiek a rendezvényfelületekbe legtöbbször eredetileg beépített, interaktivitást ösztönző funkciók, melyeket célszerű a résztvevők figyelmének fenntartására a lehető legjobban kihasználni.
Az előadások hosszát érdemes 12-15 perc alatt tartani, és ez alatt minimum egy, ideális esetben három kérdést szavazásra bocsátani, a szavazatok eredményét pedig a lezárást követően vizuálisan (diagram formájában) megmutatni (erre a funkcióra is képesek a platformok).
A breakout room-ok kisebb csoportokban történő aktív munkára, közös gondolkodásra adnak lehetőséget. A résztvevőket vagy a program osztja fel véletlenszerűen, vagy a szervezők által meghatározott módon sorolódnak csoportokba és „vonulnak“ különtermekbe, majd a rendelkezésre álló idő lejártával visszatérnek onnan a virtuális plenáris térbe.
A fenti funkciókat kisebb módosításokkal, kreatív ötletekkel még jobban ki lehet használni:
● Ha azt szeretnénk, hogy a résztvevők az előadásokra koncentráljanak, akkor a klasszikus szavazás helyett kvíz formában tehetünk fel olyan kérdéseket, amelyek az előadások tartalmára vonatkoznak. Ez esetben nem a résztvevők véleménye a szempont, hanem a figyelmük fenntartása, ezért ennek megfelelően jelölünk meg helyes válaszokat. A platformok egy része nem képes pontozni a résztvevőket, ezért a cél inkább a szórakoztatás, semmint a vetélkedés. Ha célzottabb vagy összetettebb módon szeretnénk kvízeket rendezni, akkor külső megoldásokat kell bevonnunk.
● A virtuális platformokon zajló kisebb létszámú munka bizonyítottan hatékonyabb. Ennek megfelelően, ha a résztvevőket nem előadásokra, hanem egy közös munkára invitáljuk a breakout room-okba, akkor külön IT fejlesztés nélkül újabb interaktív elemet adhatunk az eseményhez. A breakout room-okon belül azonban számos más, külső alkalmazás is bevonható, amely tovább növelheti a produktivitást.
● Nagyobb létszámú eseményeknél a szekciótermekbe történő véletlenszerű kiosztás lehetővé teszi, hogy a csapatok vegyüljenek, a résztvevők megismerkedjenek egymással.
Interaktivitás külső platformok bevonásával
Fenti külső megoldások a meglévő funkciókon túl is növelik a produktivitást.
A használatukkal járó kihívás, hogy a résztvevőknek mindegyik alkalmazásba külön be kell jelentkezniük, és a virtuális esemény ideje alatt váltogatniuk kell az egyes felületek között.
Továbbá a virtuális eseményt megelőzően a résztvevőknek pontos instrukciókat kell adnunk a külső platformon történő regisztrációról és bejelentkezésről, hogy mindenki felkészülten érkezzen, hiszen ennek koordinálása az esemény során kezelhetetlen feladat lenne, főleg magas létszám esetén.
Összetettebb, költségesebb alternatívák
Léteznek olyan további eszközök, amelyek bizonyos event platformokon belül elérhetők, vagy extra funkcióként lefejleszthetőek, de ezek a kiegészítések jellemzően igen költségesek.
Interaktivitás az event platform által biztosított funkciókkal
Az event platformok által legtöbbször biztosított funkciók, amelyek felhasználhatók az interaktivitáshoz
Tekintve, hogy ezek a funkciók platformon belül vannak integrálva, érdemes őket kihasználni, és ezáltal a résztvevőket a platformon tartani. Míg az előadások hosszát virtuális rendezvény esetén javasolt a 12-15 percen belül tartani, ezen belül minimum egy alkalommal, de ideális esetben 3-szor kell feltenni egy kérdést, amire a közönség szavazhat. A szavazatok eredményét pedig azok lezárását követően vizuálisan (diagram formájában) meg is kell mutatni a közönségnek (erre a funkcióra szintén képesek a platformok).
A breakout room-ok kisebb csoportokban történő aktív munkára, közös gondolkodásra adnak lehetőséget. A résztvevőket a platform véletlenszerűen csapatokba sorolja, vagy a szervezők által meghatározott módon mi osztjuk őket kisebb csoportokra és “küldjük” a különtermekbe, majd onnan a rendelkezésre álló idő lejártával visszahívjuk őket a virtuális plenáris térbe.
A fenti meglévő funkciókat kisebb módosításokkal, kreatív ötletekkel még jobban ki lehet használni:
● Ha például azt szeretnénk, hogy a résztvevők az előadásokra koncentráljanak, akkor a klasszikus poll (szavazás) helyett kvíz formájában tesszük fel a kérdéseket, amelyek az előadások tartalmára vonatkoznak. Ilyen formában nem a résztvevők véleményére vagyunk kíváncsiak, hanem arra, hogy figyeltek-e, és ennek megfelelően kijelölünk helyes válaszokat. A platformok többsége azonban nem képes pontozni ilyen esetben a résztvevőket, úgyhogy a legtöbbször ez inkább csak szórakoztatás szinten működik, mintsem vetélkedőként. Ha fejlettebb formában szeretnénk kvízeket alkalmazni, ahhoz külső platformot kell bevonnunk.
● A virtuális platformokon zajló, kisebb létszámú munka bizonyítottan hatékonyabb. Ennek megfelelően, ha a résztvevőket nem előadásokra, hanem egy közös munkára invitáljuk a breakout roomok-ba, akkor máris egy interaktív elemet adunk hozzá az eseményhez, mindenfajta IT fejlesztés nélkül. A breakout room-okon belül azonban számos más, külső platform is bevonható, amely tovább növelheti a produktivitást.
● Nagyobb létszámú eseményeknél a véletlenszerű kiosztás a breakout room-okba pedig lehetővé teszi, hogy a csapatok vegyüljenek, a résztvevők megismerkedjenek egymással.
Interaktivitás külső platformok bevonásával
Függetlenül a meglévő funkciótól, ezek olyan külső platformok, amelyek jól használhatók a produktivitás vagy a figyelem növelésére
A külső platformokkal egyedül az a kihívás, hogy azokra külön fel kell jelentkeznie a résztvevőknek, és a virtuális esemény ideje alatt hol az event platformon, hol a külső platformon kell aktívnak lennie.
A virtuális eseményt megelőzően pontos instrukciókat kell adnunk a résztvevőknek az azokon történő regisztrációval és bejelentkezéssel kapcsolatosan, hogy mindenki felkészülten érkezzen az eseményre. Gondoljunk bele, hogy milyen nehéz volna akár 1000 embernek segíteni a bejelentkezésben, ha már elindult az esemény…
Összetettebb, költségesebb alternatívák
Léteznek olyan eszközök, amelyek bizonyos event platformokon elérhetők, vagy lefejleszthetőek extra funkcióként. De akár ezen platformok, akár a fejlesztések igen költségesek, megvalósulásuk csak a megfelelő büdzsé rendelkezésre állása esetén lehetséges.
kraftwerk design & production llc.
MINDEN JOG FENNTARTVA. 2020